Rappels
- Comme pour la version papier, la signature électronique n'est exigée que pour le contrat final avec le(s) titulaires(s) (i.e. l'acte d'engagement),
- Il faut deux éléments pour signer un marché (1) un outil de signature (2) un certificat d'identité.
Ternum BFC met à votre disposition deux solutions de signature électronique des marchés :
- L'outil de signature intégré à la salle des marchés. Il vous est fourni gratuitement (aussi bien pour les acheteurs que pour les fournisseurs).
- Le parapheur électronique. Il permet la signature à distance des pièces, avec une approche transversale, puisque ce service permet également la signature des flux comptables, bons de commande et autres documents. Ce service est intégré dans le pack dématérialisation ou dans votre offre de service de base, en fonction du règlement financier qui s'applique à votre structure.
Le certificat d'identité est individuel, il doit être certifié eIDAS et donc délivré par une autorité de confiance habilitée par l'ANSII (voir la fiche dédiée à la réglementation).
Les trois types de signature : XAdES, CAdES ou PAdES
La règlementation française et européenne reconnaît trois types de signatures électroniques pour les marchés publics :
- XAdES : signature détachée du fichier original matérialisée par un fichier .xml (jeton de signature accompagnant le document principal) ;
- CAdES : signature détachée du fichier original matérialisée par un fichier .p7s (jeton de signature accompagnant le document principal) ;
- PAdES : signature directement intégrée au fichier original (pas de jeton de signature).
1 Signer sur la Salle des Marchés
Prérequis
Etape 1: télécharger l'application de signature
Dans le menu cliquez sur "aide et outils", puis sur le bouton "signer un document".
Une fenêtre apparaît, cliquez sur "lancer l'outil de signature".
Cliquez sur "Signer un document" puis "Lancer l'outil de signature" :
Mon Assistant Marchés Publics s'ouvre.
Cliquez sur le bouton "étape suivante" et suivez les instructions afin de réaliser les 5 étapes.
Ajoutez le fichier qui doit être signé à l'étape 2 en cliquant sur le bouton "ajouter un fichier".
Une fois votre document sélectionné, cliquez sur le bouton "étape suivante", afin de passer à l'étape 3.
Vous pouvez choisir le format de signature dans la liste déroulante, sinon, il sera choisi automatiquement en fonction du type de fichier.
L'étape suivante s'ouvre avec les certificats de signature disponibles sur votre poste.
Sélectionnez le certificat adéquat, saisissez votre code PIN ou mot de passe (le cas échéant selon votre certificat).
Enfin, cliquez sur le bouton "étape suivante".
Une barre de progression affiche le statut de signature de l'ensemble des fichiers.
La signature électronique des fichiers sélectionnés s'est terminée avec succès.
Chaque fichiers sources signés est suivi des informations suivantes :
- Format de signature
- Fichiers générés par l'application
- Répertoire de destination du fichier généré
Après relecture, cliquez sur le bouton "terminer et fermer".
2 Signer sur le parapheur électronique
Prérequis
- Avoir souscrit à l'offre ARNia permettant l'accès au pack dématérialisation (ou inclus dans votre offre de base).
- Disposer d'un certificat de signature électronique.
- Disposer d'un environnement Microsoft (incompatible Linux et IOS)
Paramétrage
Le paramétrage initial du service est réalisé par Ternum BFC. Il consiste à configurer les accès au service pour les utilisateurs qui déposent des pièces à signer et ceux qui signeront. Il est possible de paramétrer des circuits de signatures différents en fonction des types de marchés (en fonction du seuil ou de sa nature par exemple).
Etape 1 : dépôt de pièces à signer
Cette action est en général réalisée par un agent. Elle consiste à remplir un formulaire sur la plateforme dans lequel les informations suivantes sont à indiquer :
- nom du marché
- pièces à signer
- pièces annexes communiquées pour information
- circuit de signature adapté
Etape 2 : notification par courriel
Dès que l'agent a déposé des pièces à signer, un courriel est envoyé automatiquement au signataire. Ce courriel contient un lien permettant d'accéder au document à signer.
Etape 3 : signature
En suivant le lien précédent, le signataire doit tout d'abord s'identifier sur la plateforme.
Il est ensuite redirigé sur la page de signature. Il a accès aux différentes pièces, qu'il peut lire à l'écran avant d'apposer sa signature.
Après avoir branché son certificat électroniques, il peut ensuite signer (ou rejeter le document) en cliquant sur le bouton adéquat. Le code pin du certificat lui est alors demandé.
Après un temps de chargement de quelques secondes, la signature est réalisée.
Le document signé est enfin mis à disposition de l'agent qui a réalisé le dépôt initial.